Smart Procurement
De operationele inkoop en de aankoop van materialen zijn tijdrovend en vereisen aanzienlijke middelen in termen van tijd en personeel. Wij hebben dit al eerder uitgelegd op de pagina over inkoopprocessen. Bovendien zijn in bedrijven altijd uitgebreide logistiek en warehousing nodig, zodat de toeleveringsketen naar de klant niet wordt onderbroken. E-Procurement of elektronische aanbesteding is een geschikte oplossing voor deze uitdaging.
Wat op het eerste gezicht ingewikkeld klinkt, is eigenlijk heel eenvoudig en bespaart echt geld. In principe vereenvoudigt en versnelt e-Procurement alle activiteiten in verband met de aankoop van materialen.
De term "e-Procurement" kan soms afschrikken, vooral voor kleine en middelgrote ondernemingen. Vooral als de noodzakelijke activiteiten op het gebied van inkoop al tientallen jaren analoog op papier of met Excel-lijsten worden uitgevoerd. Om zo goed mogelijk op de toekomst voorbereid te zijn, moeten echter ook kleinere ondernemingen en bedrijven langzaamaan overgaan tot digitalisering van de inkoop van goederen. Met Conrad Smart Procure (CSP) hebben wij hiervoor een perfecte oplossing gevonden, die wij u nu graag nader willen toelichten.
Meer artikelen over e-Procurement
Conrad Smart Procure (CSP) is de optimale oplossing voor het optimaliseren van uw inkoopprocessen en de aankoop van goederen en diensten. CSP is ontwikkeld voor bedrijven, ondernemingen en instellingen die tot nu toe op een vrij analoge manier hebben gewerkt. Bijgevolg is er noch een ERP-systeem voor resource planning, noch enige andere digitale bestelsoftware beschikbaar in de bedrijven.
Maar wat in bijna alle kantoren van bedrijven beschikbaar is, zijn computers met internettoegang. Maar ook notebooks met internet, tablets of zelfs smartphones zijn geschikt voor Conrad Smart Procure. U hoeft dus geen dure investeringen te doen in software of IT-systemen om te profiteren van de toegevoegde waarde van Conrad Smart Procure.
Zonder extra kosten of vergoedingen ontvangen onze deelnemende zakelijke klanten een digitale catalogusoplossing waarmee zij 24 uur per dag toegang hebben tot het volledige en voortdurend groeiende online-aanbod van Conrad Electronic. De weergave van klantspecifieke prijzen, bestaande staffelprijzen en een verklaring over de beschikbaarheid vindt dankzij de dynamische verbinding in real time plaats.
Om Conrad Smart Procure te gebruiken, moet u eerst contact met ons opnemen. Daartoe is er een speciaal formulier waarin naast de persoonsgegevens ook de respectieve e-Procurement kan worden geselecteerd. Naast Conrad Smart Procure voor bedrijven zonder eigen inkoopsoftware, bieden wij ook andere interessante inkoopoplossingen aan. Nadat u het formulier hebt verzonden, zullen onze e-procurement-experts contact met u opnemen. Tijdens dit gesprek zullen de belangrijkste feiten, zoals beperkingen van het productassortiment, afleveradressen en factuuradressen, meteen worden besproken. Tijdens deze bespreking zullen ook de benamingen en functies van de verschillende gebruikers worden vastgesteld.
Gebruikers definiëren
Binnen de Conrad Smart Procure Technology zijn er drie verschillende gebruikersgroepen:
Beheerder: Een beheerder kan gebruikers aanmaken, budgetten toewijzen, afleveradressen definiëren en rapporten maken.
Goedkeurders: Indien nodig, geven goedkeurders gebruikersorders vrij die het budget van de betreffende gebruiker overschrijden.
Gebruiker: Gebruikers kunnen bestellingen plaatsen en leveringen initiëren op hun eigen verantwoordelijkheid binnen hun budgetlimieten.
Naast de individuele gebruikers kunnen ook gebruikersgroepen met individuele machtigingen en een duidelijk omschreven groep personen (bv. inkoop) worden aangemaakt.
Op basis van dit persoonlijk overleg zetten wij vervolgens de OCI-shop, die absoluut noodzakelijk is voor het gebruik van Smart Procurement, op voor onze zakelijke klanten.
OCI is de afkorting van Open Catalog Interface en staat voor een gestandaardiseerde interface voor de elektronische uitwisseling van catalogusgegevens.
OCI-Shop inrichten
De OCI-shop wordt precies afgestemd op de behoeften en vereisten van de respectieve gebruikersbedrijven. Bovendien is de gebruikersinterface van de OCI-shop sterk gebaseerd op die van de Conrad-shop, wat een intuïtief gebruik mogelijk maakt.
Alleen de artikelgroepen die relevant zijn voor de aankoop en die van tevoren zijn gedefinieerd, kunnen echter worden bekeken door de mensen die de winkel gebruiken. De gewenste producten worden dan zoals gewoonlijk in het winkelmandje geplaatst.
Wanneer het winkelmandje wordt overgedragen, worden de productgegevens van de geselecteerde artikelen van de OCI-winkel overgebracht naar het Smart Procure-systeem.
De daadwerkelijke bestelling van de artikelen of een eventueel vereiste vrijgave vindt vervolgens plaats volgens de operationele specificaties binnen het Smart Procure-systeem.
Smart Procure demotoegang
Onbesliste belangstellenden kunnen desgewenst een proeftoegang aanvragen. Dit geeft bedrijven de gelegenheid om alle bestelprocessen, inclusief autorisaties, intern uit te proberen met behulp van een democatalogus en om het inkooppersoneel te trainen in het systeem. In deze fase zullen de deelnemende personen de voordelen en tijdsbesparingen van de browsergebaseerde e-Procurement zeer snel naar waarde schatten. Wanneer de bestelprocessen en het vrijgavescenario efficiënt en vlot verlopen, kan worden overgeschakeld van het testsysteem naar een productief systeem.
Het opzetten van Smart Procurement biedt kleine en middelgrote ondernemingen, bedrijven, organisaties en ondernemingen een hele reeks voordelen. Wij hebben de belangrijkste feiten kort voor u op een rijtje gezet:
- Conrad Smart Procure maakt een browsergebaseerde systeemverbinding mogelijk zonder extra kosten.
- Gebruikers hebben 24 uur per dag toegang tot het goedgekeurde Conrad Electronic assortiment.
- De beschikbaarheid van de opgevraagde artikelen wordt in real time aangegeven.
- Er zijn geen licentiekosten of contractperiodes.
- De rekeningen zijn aangepast aan de in de onderneming bestaande processen en structuren.
- Afleveradressen kunnen individueel en flexibel worden toegewezen.
- Vooraf gedefinieerde bestelbare productgroepen voorkomen aankopen door onbevoegden.
- Orderautorisaties en budgetlimieten zijn nauwkeurig gespecificeerd.
- Een transparant overzicht van de lopende bestellingen is te allen tijde mogelijk.
- Door de digitalisering van het orderproces worden facturen/creditnota's automatisch ter beschikking gesteld van uw boekhoudafdeling of worden ze onmiddellijk verrekend.
- Met de oplossing voor één schuldeiser wordt de digitale factuur altijd door Conrad Electronic uitgereikt. Ongeacht de leverancier bij wie is ingekocht op ons sourcing platform.
- Met behulp van uitgebreide statistieken kunnen zinvolle evaluaties van het bestelgedrag van de respectieve gebruikers worden gemaakt.
- De autonome elektronische aankoop vermindert de kosten van het aankoopproces en kan snel en flexibel reageren op dringend benodigde onderdelen.
Digitalisering en digitale transformatie is niet alleen iets dat wordt uitgevoerd in wereldwijd opererende groepen en grote bedrijven. Ook kleine en middelgrote ondernemingen mogen hun ogen niet sluiten voor digitalisering en digitale transformatie. Voortdurende ontwikkeling en innovatie zullen ook in de toekomst noodzakelijk zijn om op de markt te overleven en de efficiëntie van de interne waardeketen te handhaven. Dit vereist de nodige technologie en een sterke partner met wie u de automatisering in uw bedrijf voortdurend kunt ontwikkelen. Met onze individuele Smart Procure-oplossingen bieden wij onze klanten hiervoor de beste voorwaarden.